GTD à la mode Kanban (3)

Jim BensonFrenchLeave a Comment

En 2012, après avoir mis en oeuvre la méthode GTD pendant 7 ans, j’ai découvert le Personal Kanban un peu par hasard et découvert qu’il offrait une élégante solution aux problèmes irritants que j’ai décrit dans mon billet précédent. Le Personal Kanban est un modèle Lean qui est d’une très grande simplicité. S’il ne repose que sur deux règles de base: visualiser et limiter votre travail en cours ou WIP (Work in progress), il n’en est pas moins extrêmement puissant. Je suis quelqu’un de très visuel, c’est pour cela que le Mind Mapping et les techniques associées me conviennent si bien, mais que par contre je me suis toujours senti frustré par le système de listes de Getting Things Done. J’ai pendant un temps essayé de mettre en oeuvre GTD en utilisant une carte heuristique. Si cela marche très bien avec les six niveaux verticaux du focus, gérer vos tâches avec une Mind Map montre très vite ses limites. Aussi ai-je fini par me résoudre à utiliser un excellent gestionnaire de tâches GTD, Nozbe. Lorsque j’ai découvert le Personal Kanban, j’ai commencé par tout simplement introduire une limite de WIP pour mes tâches en cours et cela a considérablement amélioré les choses pour moi. À tel point, que j’ai décidé d’aller plus loin et d’adopter une approche très low tech en utilisant tout simplement un tableau de Kanban – en l’occurrence le mur de mon bureau – et des feuillets adhésifs. Je dois dire que l’expérience a été des plus convaincantes.

Le Personal Kanban s’est révélé extrêmement puissant pour m’aider à beaucoup mieux gérer le flux de mon travail. Limiter votre travail en cours nécessite de fixer une limite au nombre de tâches que vous avez en cours à un moment donné. Il y a une limite au nombre de balles avec lesquelles vous pouvez jongler à un moment donné ; il en est de même pour le nombre de tâches que vous pouvez exécuter. Limiter le WIP, le travail en cours, garantit que le nombre de choses qui retiennent votre attention est réduit. Le Personal Kanban a pour effet d’introduire une contrainte des plus claires, qui est que les choses qui sont dans votre colonne en cours doivent être achevées, pas de retour en arrière. Cela a marqué la fin du problème endémique des projets à demi-complétés. “Arrêtez de commencer ; commencez à finir” — «stop starting ; start finishing» en anglais — comme l’énonce le fameux slogan du Kanban. Ceci est incroyablement pertinent pour moi, car j’ai eu par le passé une fâcheuse tendance à commencer des projets qui traînaient ensuite en longueur. Limiter votre TAF consiste à utiliser des filtres, en établissant des priorités. Personal Kanban vous aide ainsi à mieux gérer votre attention en vous aidant à mieux focaliser celle-ci. Vous finissez par essayer de faire beaucoup moins de choses en même temps, mais beaucoup plus au fil du temps. Comme le dit si bien Paul Eastabrook : «Le Kanban m’a permis d’améliorer mon débit pour réaliser ce que j’avais à faire.»

kanban-personnel

Il vous est possible, en visualisant votre travail sur un tableau, de voir beaucoup plus clairement où vous en êtes. Cela vous permet de véritablement engager avec vous-même, une sorte de conversation à propos de votre travail. De plus, en raison même des contraintes inhérentes à l’utilisation d’un tableau de Kanban, passer en revue de façon régulière le tableau en question devient une nécessité à laquelle on ne peut quasiment pas échapper. Ceci s’explique par une raison des plus simples : si vous négliger de le faire, votre tableau devient très vite beaucoup trop encombré. Comme il est juste devant vous, vous ne pouvez pas manquer de le remarquer et vous êtes bien obligé de régler le problème. Passer en revue votre travail devient comme une seconde nature. Le rituel du stand-up devant votre tableau qui dure quelques minutes au début de chaque jour, vous permet de prendre la mesure de vos priorités de la journée. La revue hebdomadaire tient également lieu de la rétrospective du Kanban et elle est enrichie pas la visibilité du travail que vous avez déjà effectué. Cela me permet souvent de réaliser qu’il me prend presque toujours beaucoup plus de temps que je ne l’avais initialement pensé pour mener à bien un projet ou une tâche. Ceci m’a fournit de très utiles données en ce qui concerne la pertinence ou non pour moi d’entreprendre de nouvelles tâches ou de nouveaux projets, puisque ce que je peux en fait accomplir a nécessairement des limites. J’ai également trouvé le concept de chaîne de valeur extrêmement utile, puisqu’il m’aide à concentrer mon attention sur la valeur réelle pour moi d’entreprendre ou pas une tâche ou un projet spécifique. Tout ceci n’est pas seulement une question de devenir plus productif, c’est à dire de toujours et encore faire plus de choses, loin de là; Il s’agit bien d’être plus efficace, donc de faire ce qui a l’impact le plus important et que vous trouvez épanouissant.

Ce que j’apprécie tout particulièrement en tant que praticien expérimenté de la méthode Getting Things Done est que le Personal Kanban vous permet de pleinement pratiquer GTD sans rien perdre de celle-ci. C’est une différence frappante par rapport à la plupart des méthodes qui ont beaucoup emprunté à GTD, mais l’on transformé en un sens qui in fine a pour résultant un appauvrissement plutôt qu’un enrichissement. Je peux vraiment dire que plus j’utilise le Personal Kanban, plus je pratique véritablement la méthode GTD, car les deux s’articulent à merveille. J’en suis arrivé à voir le Personal Kanban comme le parfait complément à Getting Things Done. Je le vois comme le tableau de bord de mon système GTD: le flux de travail de GTD permet d’être en contrôle, les six niveaux verticaux des horizons de focus aident à mettre les choses en perspective, le Personal Kanban, lui, permet non seulement d’exécuter les tâches, mais surtout d’exécuter celles qui sont le plus pertinentes.

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