GTD à la mode Kanban (1)

Jim BensonFrenchLeave a Comment

Jim Benson m’a encouragé il y a quelque temps à écrire quelque chose sur la façon dont je combinais Getting Things Done et Personal Kanban. Le moment était parfait pour marquer un temps de réflexion et revenir sur mon expérience. J’ai pensé que c’était là une excellente idée. Le moment était parfait pour marquer un temps de réflexion et revenir sur mon expérience, 8 ans après avoir commencé à appliquer la méthode Getting Things Done et un peu plus d’un an après avoir découvert le Kanban personnel. J’ai donc commencé à rédiger un billet de blogue la façon dont les deux peuvent très bien s’articuler bien. Ce qui devait initialement être un billet unique est toutefois irrésistiblement devenu une série de trois billets. Dans ce premier billet, j’aimerais commencer par rappeler en quoi consiste la méthode Getting Things Done.

Getting Things Done: the Art of Stress-Free productivity est le titre d’un livre publié en 2001 par David Allen, le désormais célèbre conférencier et consultant en productivité personnelle d’Ojay en Californie. Ce livre est rapidement devenu un grand succès international et a rapidement attiré une foule d’adeptes. Aussi est-ce désormais un des classiques incontournables de la littérature sur la productivité personnelle. Une traduction française, S’organiser pour réussir est disponible depuis 2008. Le propos de la méthode Getting Things Done, ou GTD pour les initiés, est d’aider tout un chacun à devenir plus productif en prenant le contrôle de son flux de travail. Ceci est possible en mettant en oeuvre un simple processus qui comprend cinq étapes : la collecte, le traitement, l’organisation, la revue et l’action. Comme une image vaut bien mille mots, le système de traitement a été fort synthétisé dans un diagramme désormais fameux, le diagramme du flux de travail GTD et plus récemment dans une élégante infographie, la carte du flux de travail GTD.

Un premier principe de base de la méthode est d’effectuer de façon très systématique la collecte de toutes “les choses” qui entrent dans votre vie (lettres, documents, courriels, etc.), mais aussi de faire le vide de ce que vous avez en tête et de coucher sur le papier tout ce qui peut retenir votre attention.

Il s’agit ensuite de soumettre tout ce qui entre dans votre système à un traitement très rigoureux. Un tel processus de triage utilise des filtres aussi simples qu’efficaces, en posant une série de trois questions: “qu’est-ce que c’est?”, “peut-on exécuter une action?”, et le cas échéant, “quelle est la prochaine action” à effectuer? Déterminer quelle est la prochaine action — la Next Action — à exécuter est tout à fait central dans l’ensemble de la méthode GTD. Une particularité de celle-ci, insistons d’ailleurs sur ce point, est que tout ce qui comporte plus d’une action à exécuter constitue un projet.

L’organisation repose elle sur une structure aussi simple que claire et rigoureuse. Les choses qui ne peuvent pas donner lieu à l’exécution d’une action sont jetées (poubelle), placées en incubation (dossier un jour/peut-être), ou archivées pour un possible usage à l’avenir (documents de référence). Un système simple de listes et de dossiers est utilisé pour assurer le suivi de ce qui doit donner lieu à l’exécution d’une action (actions suivantes, tâches qui doivent être effectuées pendant une période bien définie, évènements, tâches qui ont été déléguées à quelqu’un d’autre et qui sont “en attente”, ainsi que projets et documents relatifs aux projets).

Effectuer la revue du système de façon régulière est un élément tout à fait essentiel de la mise en oeuvre de la méthode Getting Things Done. Il s’agit ici non seulement de passer régulièrement en revue les actions suivantes qui ont besoin d’être exécutées, mais aussi d’effectuer des revues hebdomadaires, véritablement ritualisées à dessein. Pendant celles-ci il s’agira d’effectuer le traitement du panier d’arrivée, d’identifier tout ce qui reste inachevé, de passer en revue toutes les actions suivantes et de s’assurer qu’elles restent bien alignées tant avec vos domaines de responsabilité et de focus actuels qu’avec vos objectifs et votre vision à plus long terme.

Enfin, il s’agit de passer à l’action, car la finalité du système est d’accomplir les tâches qui ont besoin de l’être. La clé est qu’il s’agira souvent ici d’exécuter un travail prédéfini, tout en conservant assez de flexibilité pour être à même de répondre en souplesse à tout ce qui peut bien se présenter et requiert d’une attention immédiate.

Si Getting Things Done permet de devenir plus productif, il ne s’agit surtout pas pour autant de simplement garder la tête dans le guidon, tout au contraire. La méthode comprend, en effet, une seconde dimension qui est trop souvent soit négligée, soit mal comprise, qui est très utile pour passer au niveau supérieur, c’est-à-dire, aller au-delà de la productivité et de tendre vers l’efficacité. Mettre les choses en perspective est tout à fait crucial pour cela. La méthode Getting Things Done comprend ainsi bien un second cadre, les six niveaux des horizons du focus. Il s’agit ici d’envisager votre travail de bas en haut, en commençant au niveau du sol, la piste de décollage, c’est-à-dire les prochaines actions que vous avez à accomplir, et de prendre ensuite progressivement de l’altitude jusqu’aux valeurs fondamentales qui guident votre vie à 50 0000 pieds, afin d’avoir une vue d’ensemble de ce que vous faîtes ou désirer accomplir dans le futur. Les six niveaux des horizons du focus comprennent ainsi:

  • 50 000 pieds : le sens de votre vie
  • 40 000 pieds : votre vision du succès à long terme (3-5 ans)
  • 30 000 pieds : vos objectifs (1-2 ans)
  • 20 000 pieds : vos domaines de responsabilités actuelles
  • 10 000 pieds : vos projets actuels
  • Piste de décollage : vos prochaines actions actuelles

Ces six niveaux vous permettent de dresser la carte des tâches que vous avez à accomplir maintenant afin de s’assurer de ce qu’elles sont bien alignées avec tout à la fois vos objectifs et votre vision pour le futur, et surtout de ce qu’elles s’accordent avec ce que vous considérez comme vos valeurs fondamentales dans le sens que vous entendez donner à votre vie.

Pratiquer la méthode GTD a été ces huit dernières années incroyablement utile pour moi. J’aimerais toutefois dans mon prochain billet m’arrêter sur certains des problèmes récurrent auxquels j’ai été confronté dans le fonctionnement de mon système de productivité personnelle, avant d’examiner dans un dernier billet comment le Personal Kanban a pu me permettre de les surmonter et de faire passer ma mise en oeuvre de GTD au niveau supérieur.

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