For Context, Clarity, & Continuous Improvement, Get Rid of That To-Do List

TonianneFeatured, General, PersonalKanban, Project Management, ProjectsLeave a Comment

Make list.

Become overwhelmed.

Cross off low-hanging fruit.

Feel good (momentarily).

Tackle next easiest task.

Repeat.

Sounds familiar, doesn’t it? But why simply optimize for productivity, when you can shoot for effectiveness?

Those seemingly interminable, anxiety-inducing to-do lists – we’ve all been beholden to them. But if context, clarity, and continuous improvement are what you’re looking for, there just might be a better option.

For something with such a staggering amount of information, to-do lists fail miserably at providing the context necessary to effectively prioritize our work, understand and communicate our capacity, or surface issues so we can address them in real-time, preventing them from recurring.

Rather than create a static, task-focused, prescriptive inventory of your to-dos – inviting little more than an opportunity to react – visualizing your work on a flexible, flow-focused Personal Kanban transforms those to-dos into a narrative of your work that promotes cognitive ease and invites informed action. Tasks are situated in context, options and priorities become obvious, and emergent patterns (like recurring bottlenecks) give us the necessary feedback to invite discussion, collaboration, and/or improvement.

TonianneFor Context, Clarity, & Continuous Improvement, Get Rid of That To-Do List

Design: The Status Column

Jim BensonDesignPatterns, PersonalKanbanLeave a Comment

The Problem: Sometimes we are waiting to hear the status of something. That status could come at any time and from any type of communication (email, phone, mention in the hallway, etc.). But we are waiting. If we wait too long, not knowing will cause us problems – but waiting isn’t a task. We lose track of time and suddenly we are under the gun.

The Solution: Build the Personal Kanban to specifically track status items and let us know when they require action.

The Narrative: We’ve all been there. That day when someone says to us, “How’s that thing going?” and we realize “Oh crap! I don’t know!” Then we have to scramble to find out.

Someone else or some group of “someone elses” are responsible to getting something done, but it directly impacts us. We can’t call them every day and say, “Are you done yet?” because that’s micromanaging. But we do need to have an idea of where they are at.

At Modus, we’ve found specifically calling out items we are waiting for status on (things outside our group and therefore not on our Personal Kanban) allows us to treat them as potential tasks. If someone reports in on time, it simply moves to DONE and never required us to act. If it sits too long, then it becomes a task.

 

Jim BensonDesign: The Status Column

5 Ways to Focus and Finish

Jim BensonExpert, Neuroscience1 Comment

Focusing on our most important work (so that we can get it out the door and create value) is hard. It’s harder still when work suddenly picks up, is unfamiliar, or arrives with immediate deadlines when we are already busy.

The tyranny of the urgent often distracts us from what is truly important. We lose focus on the important and end up doing a lot of “busy-work”. By then end of the day we are frustrated. The real value wasn’t created, but the business was satisfied. We need to understand what “most important” means. It’s not always easy to just “know” what task out of the hundreds we have on our plate is the best to jump on right now.

When we visualize our work and limit our work in progress, we can see beyond the urgent and find what’s the best use of our time.

We can then sit down with our brains and have an honest chat. What do we need to do? What relies on others? What is stopping us from doing that one task that just sits there in our OPTIONS column and doesn’t move? Why do we promise we’ll get those things done today, but at the end of the day it is still just sitting there?

You’ll see that our latest newsletter is on this theme of finding focus in a world of noise. Focus isn’t a “light” topic, we all struggle with it every day. Below are five of our top ranked posts on focus. If you have a story about how Personal Kanban has helped you find focus, please leave it in the comments and let us (and the community) know!

1) The Overhead of Overwork

In our work, we take on more and more because the task seems small and we don’t understand our actual capacity. We take on more and more because we can’t see we are already overloaded. One day, we burn out, we break down, we snap. Read more.

2) HOW TO: How to Limit WIP #3–Reducing Interruptions

The fact is that interruptions are part of knowledge work. We seldom do it alone, which means we have colleagues. Colleagues require information. Information requires communication. Communication requires attention. Read more.

3) Finishing Feels Good

In order to complete, we need some help. We need something to ground us, something to focus us, and something to propel us. Once we have these elements, projects at work become easier, communication becomes smoother, and motivation is easily found. Read more.

4) Time to Completion

What if the game of work was to continuously improve the quality and rate of delivery of your work? The game becomes ways to discover how you can work most effectively, most innovatively. The game stops being how close to an arbitrary deadline can you complete something. Read more.

5) On Focus: Conquering the Shiny Squirrel

Task-switching begets more task-switching, not completion. This is often attributed to “the Zeigarnik Effect,” a phenomenon in which information and tasks left incomplete don’t leave our mind. Instead, we dwell on those incomplete tasks, and those intrusive thoughts render us vulnerable to distractions. The energy that consumes–the metabolism task-switching requires–drains our cognitive capacity, causing frustration, burnout, impeding focus and inviting error and rework, preventing us from realizing our optimal potential. Read more.

Focus Deep

What does it take to focus? When we teach or work with clients, the need to focus is always the base of any board or system we create. We are all distracted. We’ve directly addressed this in the Personal Kanban online class. Sign up today and join the hundreds of other PK students from around the world. And stay in touch.

Jim Benson5 Ways to Focus and Finish

How Many Options Do You Have?

Jim BensonDesignPatternsLeave a Comment

The other day I was driving down Point Brown Road in Ocean Shores, Washington. Ocean Shores is a small town with almost no economic base. If you live there you are likely a retiree or work in one of the restaurants or hotels that serve the tourists. The Internet in Ocean Shores is anemic, but it does exist. Yet, when I drove by the McDonalds in the center of town, the sign said, “Now hiring, apply on-line.”

There is an assumption that everyone, now, in the United States has access to the Internet.

With the Internet, we can reach millions of people in an instant. We can research anything in milliseconds. We can find opportunities.

We live in a world of options.

Options of growth, options to waste our time, options to be informed, options to be misinformed. We can get a degree. We can write a book. We can work at McDonalds.

This is good and this can be overwhelming.  We can now build a wide-range of things to do simply through the electronic slabs in our homes.

Further, we have all the expectations placed on us by co-workers, bosses, clients, family, friends, the government, and ourselves. They want us to do things. We want us to do things. All those things are more options.

We all have tons of options.

When you are creating your first Personal Kanban, your first goal is to simply understand all you could be doing right now or that is expected of you.

The Options Triangle

Understand your options

Here’s how you might start out.

  1. Write down all the expectations people have of you.
  2. Write down all the things you would like to do (not just work, you want to go to Bali and sit on the beach … write it down.)
  3. In your options column make a triangle like the one below
  4. Use this to organize your current supply of options by placing the options in the portion of the triangle that best described the mix of obligation, desire, and growth.
  5. Ask yourself … what does this mean?

With this quick tool, your work will begin to take shape. Is your work merely obligation? Do you want to do the work on your plate? Is this work building your skills or challenging your intellect? Ideally, we’d like to see tasks working into the middle to middle -right of the triangle. We want to engage in options that allow growth and that we enjoy.

This helps us see the context of the options we have amassed. A vacation in Bali will likely be high in desire and even growth.  Moving to Bali and sitting on the beach for eternity might be a good escape, but might not be so high on the growth side.

One other thing about this triangle. It’s not the magic trianglethere is no magic triangle.  There is no magic anything except magic erasers for everything else, you have to work.

You can swap out any of the words in the triangle at-will. If you want to collaborate more, swap out “growth” for “collaboration”. Your context is your own.  Another triangle might measure risks like “resources” “complexity” and “time”. Make your own, improve on it. Make a better one, but please examine your options carefully and choose wisely.

Jim BensonHow Many Options Do You Have?

Q: What stops you from acting? A: You!

Jim BensonNeuroscienceLeave a Comment

Image result for procrastination quotesMost of us, in our heads, have a list of “If I had onlies”.  These are horrible little things that nag us. If I’d only painted those steps, if I’d only bought those shares when the company was at the bottom, if I’d only … It’s clear we can’t live in a world of regret, but it’s also clear that we often don’t act when we know we should. Regret comes from a combination of inaction and hindsight.

But why don’t we act?

It’s been shown that we humans tend to default to a mode of conservation of energy, which is another way of saying we will tend to find the least onerous way to do something. Often that means accepting the status quo or outright inaction over changing something or acting. We become action or change averse because it’s simply too much work either to think about of physically do.

Procrastination, you might say, is a survival mechanism – but one that is working overtime. We need to remind ourselves of the importance of the goals we want to achieve and the things we want to get done.

Studies have found that writing down goals makes us as much as 85% more likely to achieve them, which leaves us little hope for achieving things we don’t write down.

It’s not hard to see how Personal Kanban helps here. The act of writing something down and adding it to your Personal Kanban, then regularly revisiting the board to see what you could be doing next both reminds us of the task and reinforces our desire to see that it gets done.

Jim BensonQ: What stops you from acting? A: You!

Finding Our Own Value – Growing By Understanding

Jim BensonDesignPatterns, FeaturedLeave a Comment

There are those days where your Personal Kanban is on fire. You are in a state of flow and tickets are just moving right along. The days go by and you look at your DONE column … it’s full. Really really full.

The DONE tickets seem to swim. There are so many of them. You’ve been productive, but what might all that work actually mean?

A few weeks ago I started a side experiment. By hand, each day, I wanted to see what the actual impact of my work was … on me.

What was I getting from the work I was doing? What was I learning? How was I making sure I was becoming healthier? 

Was I stuck in the productivity trap and not growing … not being truly effective?

Tracking Learning, Creating, and Health

Tracking Learning, Creating, and Health

Each day I gathered my Inputs, Outputs, and Maintenance, which is an overly technical way of saying:

  • What did I learn today?
  • What did I create today?
  • What did I do to make sure I stayed healthy.

LEARN: In the first four days we see here, we see both talking to clients and reading made up the bulk of inputs. Almost immediately this section paid off. I noticed that I specifically set aside time to start reading Humble Inquiry, simply so I’d have something to put in the block. Since starting this, my reading radically shot up, due to this one simple adjustment.

CREATE: Creation was anything for work or otherwise, so we have writing proposals, recommendation letters and even sous vide ribs. The question wasn’t necessarily what made me money, but what did I create that kept me … well … creative.

MAINTENANCE: Since starting this, I was taken down by a nasty

Reading List in Personal Kanban

Toni’s PK Reading List

little bit of pneumonia, but we can see here that from the outset I started walking (a peak of 13.2k steps and 81 floors that week), that I’m talking to friends, and that I’m scheduling needed doctors visits (hard to get time to do when you travel a lot).

RESULTS: Immediately, visualizing the very loose goals of simply learning, creating, and maintaining created tickets on my Personal Kanban board, changed the way I organized my day (to allow for frequent short walks), and got me to focus each day on a balance of learning, creating, and being a whole human being.  Shortly after putting the books I was reading on our board, Tonianne added the book column on the right to our shared board.

Why is that important? Because my starting to do this was due to her putting, out of the blue, reading time into her Personal Kanban.  She had simply put that she was reading Deep Work on the board.

That got me to thinking about what I was reading and one thing led to another. She made a little improvement, I ran a little experiment, she made another little improvement.

Meta-Lesson: When we visualize for ourselves or others, new information is created. When we expose ourselves or others to new information, improvement opportunities are exposed.

 

 

Jim BensonFinding Our Own Value – Growing By Understanding

Construire son premier tableau de Personal Kanban

Jim BensonFrench1 Comment

Construire son premier tableau de Personal Kanban est vraiment quelque chose de très simple.

Tout ce qu’il vous faut est un tableau blanc ou, à défaut, un mur, des crayons-feutres et des feuillets adhésifs.

Une première étape consiste à établir votre chaîne de valeur.

La chaîne de valeur représente le flux de votre travail de son début à son achèvement. Il vous permet de dessiner une véritable carte de votre travail.

Le mieux est de commencer par la chaîne de valeur la plus simple, avec seulement trois colonnes:

  • BACKLOG: travail en attente d’exécution
  • EN COURS: travail en cours
  • FINI: travail achevé

chaine-de-valeur

Cette configuration très simple vous permettra de commencer à mieux comprendre le contexte de votre travail. Vous pourrez ensuite le modifier en fonction de vos besoins.

Une deuxième étape consiste à établir votre backlog.

Le backlog représente tout le travail que vous n’avez pas encore fait et qu’il vous reste à exécuter.

Commencez par dresser la liste de toutes les choses à faire. Pour cela, utilisez un feuillet adhésif par tâche ou projet, en prenant soin de ne rien négliger.

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Vous vous en sentirez soulagé, car cela vous permettra de prendre la mesure du travail à accomplir.

La troisième étape consiste à établir votre limite de WIP.

La limite de travail en cours ou WIP (de l’anglais Work in Progress) c’est la quantité de travail en cours que vous pouvez gérer à un moment donné.

Nous avons tous une tendance chronique à laisser les tâches à moitié ou même presque terminées. le fait de visualiser permet de prendre conscience de l’accumulation de tâches non complétées. La solution est simple: passez vos tâches en revue, débarrassez-vous-en une à une, finissez le travail.

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Pour trouver le juste équilibre dans votre travail, il faut commencer par définir une limite de travail en cours arbitraire, disons pas plus de trois tâches. Ajoutez ce nombre à votre colonne EN COURS. Assurez-vous de commencer avec un nombre réaliste, vous permettant de respirer. Attendez-vous à voir cette limite changer.

La quatriéme étape consite à commencer à tirer les tâches

Tirer: faire passer une tâche d’une colonne de la chaîne de valeur à la suivante.

Chaque fois que vous vous le faites, définissez des priorités en fonction de votre contexte actuel.

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Plongez dans votre BACKLOG et de là tirez les tâches de plus haute priorité vers EN COURS. Ne tirez pas plus que votre limite de TAF ne vous le permet.

Quand vous complétez une tâche, tirez celle-ci vers FINI.

finir

Votre colonne FINI devrait rapidement commencer à se remplir, reflétant en cela votre productivité.

C’est aussi simple que cela. Utiliser ce Kanban personnel de base pendant quelque temps vous permettra une meilleure compréhension de votre travail. Son évolution ira de pair avec celle de votre Kanban personnel.

Jim BensonConstruire son premier tableau de Personal Kanban

Qu’est-ce que le Kanban et le Personal Kanban ?

Jim BensonFrenchLeave a Comment

Le terme kanban peut avoir plusieurs sens.

1. Le mot japonais kanban.

Au départ, kanban est le mot japonais pour une carte, un ticket ou un signe.

Kan = Visuel
Ban = carte

2. Le kanban dans le système de production de Toyota

Au lendemain de la seconde guerre mondiale, l’ingénieur japonais Taiichi Ōno s’inspira du système de carte communément utilisé pour le réapprovisionnement dans les supermarchés et l’adapta aux besoins de la production automobile chez Toyota.

C’est ainsi qu’un système de cartes permettait désormais à chaque étape du processus de production industrielle d’indiquer en amont le besoin de réapprovisionner un poste de travail sur la chaîne de montage.

Un tel système qui fonctionne en quelque sorte à reculons : chaque fois qu’une pièce est utilisée, la carte de kanban correspondante est envoyée en amont pour qu’une nouvelle pièce soit produite et livrée. Le kanban sert à signaler le besoin qui se manifeste. La pièce requise est ainsi produite en fonction de la demande, au moment opportun. Un tel système de travail à flux tiré permet de minimiser l’inventaire.

Le kanban est donc depuis lors un outil on ne peut plus simple mais qui se révèle très précieux pour gérer le flow et la production de composants dans le système de production de Toyota.

3. Le kanban chez les développeurs de logiciels

En substance, au tout début du vingt-et-unième siècle, certains développeurs de logiciels s’inspirèrent du Kanban industriel et l’adaptèrent aux besoins spécifiques de leur travail d’équipe.

Le contexte était bien différent: il ne s’agissait plus de production industrielle, mais de travail des connaissances.

Une telle pratique Lean du développement de logiciels prit le plus souvent la forme de l’utilisation d’un tableau blanc et des feuillets adhésifs.

Il est intéressant d’observer que ces informaticiens loin d’avoir recours à un logiciel pour faire gérer leur projets de développement souvent d’une grande complexité aient eu recours à une approche low tech.

4. Le Personal Kanban

Le Personal Kanban est une façon très simple de visualiser son travail pour mieux le gérer en utilisant un tableau de kanban.

Nous sommes tous l’objet de multiples sollicitations, entre les tâches à exécuter, les personnes avec qui interagir, les responsabilités que nous pouvons avoir et même nos loisirs. Par ailleurs, les plans les mieux conçus doivent composer avec la réalité, toujours pleine d’incertitude, et nous devons savoir faire preuve de flexibilité et nous adapter rapidement à des circonstances toujours changeantes. Notre cerveau trouve toutefois bien difficile de jongler avec des priorités multiples.
Le Personal Kanban se révèle précieux à cet égard. Il permet de visualiser la quantité de travail que nous avons à faire et la façon dont nous l’exécutons. C’est une façon très simple de dresser une carte de votre travail. Celle-ci a vocation à s’adapter parfaitement aux circonstances personnelles de chacun. Le Personal Kanban peut-être mis en oeuvre tant individuellement qu’au sein de votre famille ou de votre équipe de travail.

Le Personal Kanban n’a que deux règles:

  • Règle n° 1. Visualiser votre travail.
  • Règle n° 2. Limiter votre travail en cours.

C’est aussi simple que cela.

Pour se faire, on utilisera un premier Personal Kanban qui vous permettra une meilleure compréhension de votre travail. L’évolution de celle-ci ira de pair avec celle de votre tableau de Kanban personnel.

Mon prochain billet vous expliquera comment construire son premier tableau de Personal Kanban.

Jim BensonQu’est-ce que le Kanban et le Personal Kanban ?

Personal Kanban : le livre

Jim BensonFrenchLeave a Comment

Le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry, Personal Kanban : Mapping Work | Navigating Life, qui a reçu en 2013 le Shingo Prize for Operational Excellence, la distinction la plus élevée dans le domaine du Lean est désormais disponible en français, sous le titre de Personal Kanban: Visualisez votre travail | Pilotez votre vie. On peut le trouver en France sur Amazon.fr sous forme de livre broché et de livre électronique Kindle ainsi qu’au Canada sur Amazon.ca sous forme de livre broché et de livre électronique Kindle..

Voici la préface que j’ai rédigée pour introduire le livre, qui donne une bonne idée de la pertinence de l’approche du Personal Kanban et vous incitera je l’espère non seulement à acheter le livre, mais surtout à essayer cette approche de l’efficacité personnelle.

Préface

Nous vivons dans un monde de plus en plus complexe. De profondes mutations dans les façons de travailler se sont produites pendant les trente dernières années. La vitesse à laquelle circule l’information ne cesse de s’accélérer. Jour après jour, chacun d’entre nous a fort à faire et se sent souvent débordé. Trouver le temps de vraiment penser en profondeur est devenu un luxe. Nous avons le sentiment d’être lancé dans une sorte de fuite en avant dont le but est de faire toujours plus, toujours plus rapidement. La multiplication des livres et des articles sur la productivité personnelle est tout à fait symptomatique de ce malaise. Leurs auteurs clament bien haut pouvoir apporter une solution à ce nouveau mal du siècle pour les travailleurs et travailleuses des connaissances. Ce qu’ils proposent se révèle toutefois la plupart du temps extrêmement décevant. Personal Kanban : Visualisez votre travail | Pilotez votre vie, le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry, fait exception à la règle.

Initialement d’un naturel plutôt désorganisé, j’ai cherché pendant une bonne vingtaine d’années la meilleure façon de faire face aux exigences d’une vie professionnelle très intense. Aussi ai-je commencé par explorer diverses méthodes de gestion du temps. Elles avaient en commun d’être excellentes en théorie, mais elles ne résistaient malheureusement pas à l’épreuve de la réalité et de la complexité de la vie. Il m’est devenu de plus en plus clair au fil des ans que vouloir gérer son temps était un peu comme de vouloir contrôler la mer alors que tout ce qu’on peut faire, c’est de surfer sur les vagues. J’ai ensuite utilisé pendant plusieurs années une méthode qui mettait, à juste raison, l’accent sur la gestion des flux de travail. Le catalogage systématique des projets et des tâches au moyen d’un jeu de listes m’inspirait un sentiment de contrôle. Il n’en restait toutefois pas moins que la multiplication des tâches s’accumulant dans de telles listes s’avérait décourageante à l’usage. L’absence d’un système permettant d’établir des priorités se faisait cruellement sentir. Je ne savais souvent plus par où commencer et je me sentais véritablement dépassé. Les résultats obtenus n’étaient ainsi clairement pas à la hauteur de la promesse ultime d’un flux de travail personnel s’écoulant harmonieusement.

C’est alors que j’ai découvert le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry qui proposait un défi : celui d’oser la simplicité. Je dois admettre avec humilité que j’étais initialement sceptique et que je n’accrochais guère à l’idée de visualiser mon travail avec des feuillets adhésifs comme le suggéraient les auteurs. Je me suis dit en moi-même : « ce que je fais est beaucoup trop sophistiqué pour être réduit à un tableau rempli de feuillets adhésifs ». J’en suis toutefois arrivé à tenter l’expérience : après tout, certains développeurs de logiciels n’utilisaient-ils pas eux- mêmes le kanban pour gérer des projets complexes ? Je dois dire que j’ai été rapidement aussi surpris que séduit par l’amélioration quasi immédiate qui s’est produite.

Personal Kanban : Visualisez votre travail | Pilotez votre vie est un livre original, en ce sens qu’il présente une approche profondément nouvelle. Le Personal Kanban est d’une grande simplicité et repose sur deux règles, et seulement deux règles. L’une prescrit de visualiser son travail, le plus souvent au moyen de feuillets adhésifs ; l’autre de limiter en permanence son travail en cours, c’est-à-dire les tâches que l’on entreprend : en d’autres mots, terminer ce que l’on a commencé avant d’entreprendre autre chose. Aussi rien n’est-il plus facile que de se lancer dans la pratique de cette méthode — créer son tableau de Personal Kanban n’est l’affaire que de quelques minutes — pour voir par soi-même ce qui peut se produire. Il faut dire que l’on est rapidement surpris. Le simple fait de créer un tableau sur lequel on visualise ses tâches à accomplir permet d’y voir beaucoup plus clair. Le simple fait de limiter son travail en cours et de s’efforcer, autant que faire se peut, de finir les tâches que l’on a commencées avant d’en entreprendre de nouvelles — en d’autres termes « arrêter de commencer et commencer à finir » — permet à notre flux de travail de bien mieux s’écouler. Si commencer à utiliser le Personal Kanban porte ses premiers fruits en permettant de devenir plus productif très rapidement, ce n’est toutefois que le tout début d’un cheminement à plus long terme.

Une productivité accrue ne saurait en effet en aucune façon être une fin en soi. Cela ne devrait être qu’un moyen. Devenir initialement plus productif permet de se donner enfin le temps nécessaire pour réfléchir à comment amorcer une véritable démarche d’amélioration continue, qui seule permet de passer au niveau de performance supérieur. Aussi s’agira-t-il d’observer attentivement ce qui se passe en s’efforçant de mieux comprendre son travail. Des rétrospectives régulières permettent de tirer les enseignements qui s’imposent et de mener des expérimentations à petite échelle. Notre tableau de kanban personnel devient ainsi un véritable outil d’apprentissage sur notre travail. S’il est de bon ton de parler, le plus souvent sous un mode incantatoire, d’organisation apprenante, le Personal Kanban incarne une telle démarche, tant pour un individu que pour une équipe. La méthode est simple, en apparence presque trop simple, pourtant elle donne des résultats spectaculaires.

Le tour de force accompli par Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry a été d’écrire un ouvrage qui est éminemment pratique, tout en introduisant d’une façon très habile les éléments de théorie indispensables qui sous-tendent leur démarche, d’une manière qui les rend facilement assimilables. La lecture de Personal Kanban : Visualisez votre travail | Pilotez votre vie se révèle un véritable plaisir intellectuel. Ce livre remarquable, on ne peut plus « pratico-pratique », s’efforce de promouvoir une dynamique dans laquelle action et réflexion vont véritablement de pair. En effet, le Personal Kanban facilite l’action, tout en plaçant l’esprit critique au centre même de sa démarche. S’il est des livres qui se lisent plume en main, celui-ci fait plutôt partie de ceux qui appellent une lecture expérientielle. Aussi invitons-nous le lecteur ou la lectrice à le lire feuillets adhésifs et feutre en main et à se lancer au fil de la lecture dans la conception de leur premier tableau de Kanban.

Jim BensonPersonal Kanban : le livre

Prioritization: How to Prioritize when there is no Priority (Video One)

Jim BensonDesignPatterns, ExpertLeave a Comment

Prioritization is stressful. We find ourselves prematurely making value decisions about what to pull and when (right now!)

In our Gold Call* this week, one of the attendees asked “How can I prioritize my work when there is no clear priority? Everything seems equally important?”

This is a deeper issue that simply being indifferent…we are constantly worried (like stressed) about what the best thing is for us to do next. If we make the wrong choice, what might the consequences be?

Extreme stress might result when we simply don’t know what is most important. At that point, we need to start asking other questions about the work. Is it difficult? Is it going to make me happy? Does it involve other people?

This video digs into those issues. In my next post, because choice is not a simple topic, we will go into other ways to select work.  (Also, look at the links below this video for more Personal Kanban posts on prioritization.)

*Every two weeks out Gold Personal Kanban class members have a one hour chat about what we’re working on, how the are working with Personal Kanban, and challenges they are facing. The students, as well as Tonianne and I, work to solve those challenges. They are fun, engaging, and helpful conversations.

Jim BensonPrioritization: How to Prioritize when there is no Priority (Video One)